Legal Notice

POLITIQUE DE RECRUTEMENT ET DE SELECTION VIE PRIVEE

Update GDPR 20180525

  1. Introduction

PHINEST met un point d’honneur à traiter vos données personnelles d’une manière conforme à la réglementation applicable et accorde la plus haute importance à la protection de la vie privée de ses candidats et de ses employés.

Par le présent document, PHINEST souhaite vous informer sur les finalités et les caractéristiques du traitement des données qu’elle récolte ou que vous lui confiez dans le cadre de ses activités de sélection et de recrutement. Cette déclaration pourra être adaptée ou complétée en vue de se conformer aux obligations légales et/ou de répondre aux nouvelles priorités de PHINEST.

Dans l’hypothèse où vous auriez déjà été en contact avec PHINEST par le passé, PHINEST vous invite à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des modifications éventuelles car les mises à jour ne font pas l'objet d'une notification préalable.

  1. Finalités du traitement

Les données à caractère personnel des candidats ne seront traitées qu’en vue de la sélection et du recrutement de futurs salariés. Le but de cette procédure est de vérifier les expériences, les compétences et les qualifications des candidats et de déterminer si les candidatures peuvent correspondre à un poste ou à des compétences recherchées. Ce profil peut être un profil in-house (employés administratifs, commerciaux, etc.) ou un profil de consultant.

La communication de ces données constitue une condition préalable à la négociation et la conclusion d’un contrat de travail avec PHINEST. Les activités de traitement réalisées par PHINEST incluent, entre autres la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction des données à caractère personnel des candidats.

  1. Données des candidats

Les données à caractère personnel des candidats peuvent être récoltées et traitées par PHINEST soit par le biais de consultation de bases de données publiques ou privées soit à la suite d’une offre d’emploi soit encore à la suite d’une candidature spontanée. Ces données peuvent être fournies par tout support, écrit ou oral (mail, courrier, envoi d’une pièce jointe sur le site web de PHINEST) ou par contact personnel ou lors d’une conversation.

Les données des candidats comprennent, entre autres, les informations relatives à leur état civil (nom, prénom, sexe, adresse, langues), à leurs données de contact (mail, téléphone), à leur formation (études, diplômes) et à leur passé professionnel (employeurs précédents, références, etc.). Ces données doivent être exactes, adéquates, pertinentes. Elles se limitent à celles nécessaires à la réalisation des finalités définies ci-dessous.

Sauf l’accord exprès des candidats et/ou les nécessités liées à la fonction et aux tâches proposées, PHINEST ne peut obtenir et traiter aucune donnée médicale ni aucune donnée sensible, telle que les données relatives à la race ou à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à l’adhésion à un syndicat, à la santé ou à la sexualité.

  1. Transfert à des tiers

En vue de réaliser les finalités décrites au paragraphe précédent, PHINEST peut communiquer les données à caractère personnel des candidats soit à ses clients, à ses prospects, ainsi qu’à ses propres fournisseurs et sous-traitants. Les clients et les prospects de PHINEST ne disposeront que des données à caractère personnel des candidats qui sont strictement nécessaires à la sélection de consultants et, le cas échéant, à l’exécution d’un projet ou d’une mission par les candidats. Les clients et les prospects ne pourront utiliser eux-mêmes les données des candidats qu’à ces seules fins.

Les fournisseurs et sous-traitants choisis n’agissent que comme mandataires de PHINEST, qui est seule responsable du traitement des données des candidats. Ces derniers sont tenus de garantir un niveau de protection adéquat en respectant la réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel et les standards applicables au sein de PHINEST.

Le cas échéant, les tiers auxquels les données à caractère personnel des candidats sont communiquées, peuvent être situées aussi bien dans l’Union européenne qu’en dehors. En cas de transfert de données à des tiers situés en dehors de l’Union européenne, PHINEST se conforme aux dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière de tels transferts et, notamment, assure un niveau de protection adéquat aux données personnelles ainsi transférés, sur la base des solutions imposées ou préconisées par la Commission Européenne, comme les clauses contractuelles standard proposées par celle-ci.

  1. Sécurité

PHINEST applique les mesures techniques et organisationnelles adéquates, en vue de garantir la sécurité, l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données à caractère personnel des candidats. Ces mesures incluent à la fois des mesures de prévention et de correction. Les données des candidats ne sont communiquées qu’aux personnes qui, au sein de PHINEST ou des tiers définis ci-dessus, sont habilitées à traiter ces données pour des activités de sélection, de recrutement ou de négociation avec les candidats, les clients ou les prospects de PHINEST et sont protégées contre tout usage non autorisé, notamment par des séparations physiques ou techniques adéquates.

  1. Conservation des données

Les données des candidats sont conservées par PHINEST pendant toute la procédure de sélection et de recrutement. A l’issue de cette procédure, PHINEST veillera à détruire les données des candidats sauf dans les cas suivants : si PHINEST est contrainte de les conserver en vertu d’une obligation légale; si le candidat a été engagé en qualité de collaborateur ou si PHINEST peut se fonder sur une justification suffisante (notamment en vue de conserver les profils des candidats en cas d’ouverture d’un poste, d’une mission ou d’un projet). En tout état de cause, la durée de conservation des données à caractère personnel des candidats non retenus sera d’au maximum 2 années, à dater de la clôture de la procédure de sélection.

  1. Droits du candidat

Conformément aux règles applicables, les candidats peuvent accéder aux données les concernant, et qui sont traitées par PHINEST et/ou pour le compte de cette dernière, et, s’il y a lieu, demander la rectification des données erronées. Les candidats peuvent également demander l’effacement de leurs données dans l’un des cas suivants : (i) lorsque leurs données personnelles ne sont plus nécessaires pour réaliser les objectifs décrits ci-dessus, (ii) lorsque leurs données personnelles sont traitées illicitement ou (iii) lorsque l’effacement est rendu obligatoire par une disposition légale. Les candidats peuvent aussi demander de limiter le traitement de leurs données personnelles dans l’un des cas suivants : (i) lorsque l’exactitude de leurs données personnelles est contestée pendant une période permettant à PHINEST de vérifier l’exactitude de ces données, (ii) lorsque leurs données sont traitées irrégulièrement ou (iii) lorsque PHINEST n’a plus besoin de leurs données, sauf pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Enfin, les candidats peuvent obtenir le transfert de leurs données traitées par des procédés automatisés, vers un autre responsable de traitement.

En vue d’exercer ces droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation ou de transfert, les candidats peuvent adresser leur demande, accompagnée d’une copie recto-verso d’un document d’identité valide (passeport, carte d’identité, permis de conduire), soit par lettre soit par e-mail adressé au siège d’exploitation de PHINEST, situé Boulevard du Souverain 68, Boîte 3 à 1170 Watermael Boitsfort, Belgique

  1. Réclamation

Les candidats peuvent également adresser une plainte à la Commission de la protection de la vie privée (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles - www.privacycommission.be).